Voici une petite formation rapide pour la conduite d’atelier. Je ne rentre pas dans les détails, juste le positionnement des différentes personnes et l’organisation générale.

Structure de salle

Il faut choisir l’organisation de la salle en fonction du message à faire passer (information, formation, interactivité, …).

Salle en U

Ramener le calme

On entre dans le U afin de couper le groupe perturbateur. Cela suffit normalement à apporter du calme.

Placement

Organisation de salle en U

Les places ensuite se remplissent par affinité. Souvent, comme les gens se regroupent par affinité, on retrouve les services ensemble.

La forme fait que tout le monde se sent présent dans la réunion, on ne peut pas se cacher dans la salle.

Les « places cachées » sont les dernières a être occupé. Elles sont occupé soit par des retardataire, soit par personnes essayant de se cacher.

Il faut éviter de trop monopoliser la parole avec quelqu’un car cela peut entraîner une perte d’attention de la part du reste du groupe.

Le placement peut être fait à l’aide de petit papillons indiquant les noms et éventuellement les services d’origine afin de justifier la présence des papillons.

Calmer le leader négatif

Le leader du groupe a tendance à se placer au centre du U. Le leader peut évidemment être positif ou négatif. Les leader naturel sont rare (1/1000), mais la personne qui se place ici assume d’être regardé. Si lors d’une réunion, on a un leader négatif, il faut s’arranger pour le mettre sur une place caché afin de l’isoler. En effet, ceux sur la ligne de fond du leader regarde devant et doivent tourner la tête pour l’observer, et ceux sur les cotés doivent regarder en arrière.

Si on peut effectuer le placement, il convient de placer la personne avec qui on s’entend à la place de leader.

Afin de lui couper la parole, on peut simplement se rapprocher de la personne suffisamment afin de lui forcer à lever la tête pour qu’il manque d’air. Une fois qu’il reprend son air, on peut le remercier afin de lui faire comprendre qu’il devrait se taire. On ne peut pas le faire systématiquement, car au début, le leader va attirer l’attention du groupe. Il faut attendre d’avoir le soutien de plus de la moitié du groupe avant de rétablir l’ordre. On peut sentir le soutien du groupe par les signes d’énervements visible dans le groupe. Cela permet d’avoir le soutien du groupe derrière nous.

Salle « en ligne » type salle de classe

Il s’agit plutôt de transmettre un message, les interlocuteurs n’étant pas impliqué. Au contraire, ils sont noyé dans la masse et peuvent se cacher dans la foule.

Salle « amphithéâtre »

Tout les yeux se braquent sur l’interlocuteur qui entre dans l’arène. Peu de personnes demeurent attentive, en moyenne 75 / 300. Plus les personnes sont placé haute, moins elles seront attentives.

Organisation de réunion

En rouge le déroulement de la réunion, en noir là où l’on veut aller.

Evolution de la direction de l'atelier

Il faut donc sans cesse recentrer le déroulement de la réunion. Pour cela, il existe différent document support qui nous permette de garder le fil directeur.

Les diapositives

Il s’agit des documents powerpoint / keynote. Ils se doivent d’être clair, simple et concis et lisible.

Le tableau de bord

Prévisionnel

Il s’agit d’un tableau de bord prévisionnel qui permet aux personnes présente de connaître le but de l’atelier.

Activités Mois 1 Mois 2
Programmation Tâche A
Activité A
Activité B Tâche B

Tableau de suivi

On effectue par la suite un tableau de bord de suivi où l’on ajoute des colonnes. Un exemple serait :

Activités Date de fin prévisionnelle %age réalisé Problématique Résolution de problème
Programmation 12/01/2008 100%
Activité A 12/01/2008 75% incompatibilité technique
Activité B 25/02/2008

Ce tableau permet d’avoir une note de synthèse de l’activité de l’atelier.

Tableau de collaborateur

Taches Dates
Point positif Point négatif
Collaborateur 1 tâche 1 01/01/01 +
tâche 2 01/01/01 +
Collaborateur 2 tâche 3 01/01/01 +
tâche 4 01/01/01 +

Attention : Le fait d’avoir un fichier nominatif impose une déclaration à la cnil. Il faut que ce fichier reste donc confidentiel et ne se retrouve pas sur le matériel de l’entreprise. Ce tableau de bord permet de se souvenir des élément positif car le cerveau a tendance à oublier ces éléments.

La gestion du planning

Afin d’arriver à tenir la date de fin du projet, il faut donner une date officiel antérieure à la date de fin de projet normale. Cela permet d’éviter de limiter les effets des retards pris dans le projet et de se laisser une marge de négociation si plus de temps est nécessaire suite à des problèmes.

Exemple de jeux de rôle pour la formation à l’animation d’atelier

Sujet

Contexte : une animation surprise (préciser qui sont les participants)

But : faire se positionner les participants sur les tâches d’un projet

Moyen : Utilisation d’un tableau de bord prévisionnel avec une liste des tâches et une liste de compétences.

Il faudra que chaque participant puisse se positionner sur sa tâche.

Notes

Avant de tenter de justifier pourquoi on ne souhaite pas prendre quelqu’un, il faudrait essayer de prendre la personne en défaut pour lui montrer les limites de ses compétences.

Conduite d’atelier
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