Voici un petit mode d’emploi pour la réalisation d’entretiens afin qu’ils se passent le plus rapidement et efficacement possible.

OBJECTIFS

Un entretien permet :

  • De recueillir des informations sur une entité (fonctionnement, effectifs…)
  • De tester, concevoir ou valider des solutions
  • De réunir les éléments contribuant au diagnostic d’une situation (analyse d’un problème)…

GRANDS PRINCIPES

Lorsque cela est possible, il est préférable de réaliser l’entretien sur le poste de travail de l’interviewé.
Au cours d’un entretien, il est indispensable :

  • De s’adapter à son interlocuteur : niveau des questions, vocabulaire, attitude…
  • D’écouter son interlocuteur
  • D’orienter l’entretien
  • La préparation est indispensable

Préparer c’est :

  • Informer le responsable de l’interviewé et prendre rendez-vous
  • Prendre connaissance du sujet
  • Bâtir un plan d’entretien et choisir sa forme

STRUCTURE D’UN GUIDE D’ENTRETIEN

Première partie : lancer l’entretien

Cette partie est identique quel que soit le type d’entretien :

  • Se présenter
  • Présenter le contexte
  • Présenter la mission et l’objectif de l’entretien
  • Préciser les règles éventuellement applicables (confidentialité…)

La préparation du lancement permet un début d’entretien fluide.

Deuxième partie : recueillir les informations

Cette partie diffère selon le type d’entretien.
Exemples :

  • Pour la description d’une entité il s’agit de décrire :
    • L’organisation de l’unité
    • Ses missions
    • Ses chiffres clefs
    • Les évolutions prévues et les difficultés rencontrées
  • Pour la description d’un processus il s’agit de décrire :
    • Le processus actuel (opérations, acteurs, documents produits, outils utilisés…)
    • Les évolutions prévues et les difficultés rencontrées
    • Les propositions d’amélioration

Lister les questions correspondant au type d’entretien et prévoir la prise de note :

  • Document séparé
  • Tableau permettant de noter les réponses en face des questions…

Les questions doivent être ouvertes et l’interviewer ne doit pas porter de jugement sur les réponses fournies. Elles peuvent être plus ou moins directives selon le contexte.
Tout au long de l’entretien :

  • Ne pas hésiter à s’assurer que tout a été dit et bien compris (reformulation, synthèse…)
  • Prendre des notes lisibles

Troisième partie : ouvrir le débat

Cette partie permet de laisser à l’interviewé la possibilité de compléter et d’ajouter certains éléments non intégrés dans le guide d’entretien ou d’aborder d’autres sujets.

Quatrième partie : conclure

Conclure l’entretien en expliquant la suite de la démarche et l’utilisation qui va être faite des données recueillies au cours de l’entretien.

UTILISATION DU GUIDE D’ENTRETIEN

Le guide sert de conducteur tout au long de l’entretien.
Le guide peut être envoyé avant l’entretien à l’interviewé afin que ce dernier prépare les éléments. Dans ce cas, adapter la forme du guide et prévoir pour l’interviewer une version avec des commentaires.
Le guide peut être complété en séance avec les réponses.

Un fois l’entretien terminé, les informations recueillies sont exploitées :

  • Croiser les éléments avec ceux obtenus auparavant/au cours des autres entretiens
  • Lister les questions sans réponses
  • Demander des précisions/confirmations si nécessaire
  • Effectuer le compte rendu d’entretien et le transmettre a l’interviewé dans la mesure du possible afin d’obtenir son approbation
Guide de la conduite d’entretien
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