Voici une présentation d’un modèle d’organisation projet assez détaillé. Pour les petits projets, le nombre de personnes et l’organisation est simplifiée.

Les missions de chaque acteur

Maître d’ouvrage (ou propriétaire du projet)

  • A l’autorité suprême et la responsabilité du projet global
  • Fixe et s’engage sur les objectifs et le résultat que le projet doit produire
  • Réunit le financement nécessaire à l’obtention de ce résultat.
  • Prend les décisions stratégiques
  • S’assure du bon déroulement du projet
  • Approuve les évolutions du projet global
  • Motive les ressources
  • Décide des actions de réorganisation
  • Préside le comité de pilotage

Cette responsabilité est affectée à une personne physique (nommé par le Directoire) et elle n’est pas partagée.

Maître d’œuvre

  • Fixe et s’engage sur les moyens informatiques à mettre en
    œuvre pour aboutir en temps et en heure à une application
    opérationnelle (moyens humains et matériels pour le développement, la
    mise en production et la maintenance)
  • S’assure de la cohérence globale du projet avec le SI
  • S’assure du bon déroulement du projet
  • Participe aux décisions stratégiques avec le maître d’ouvrage
  • Participe au comité de pilotage

Responsable du contrôle de gestion et de la coordination des projets

  • Fixe et s’engage sur les budgets à mettre en œuvre pour aboutir
  • S’assure de la cohérence du budget du projet avec les engagements budgétaires globaux
  • Participe aux décisions stratégiques avec le maître d’ouvrage
  • Participe au comité de pilotage

Correspondant informatique

  • Contribue à la conduite du changement induit par le projet
  • S’assure de la cohérence du projet avec les autres projets impactant le travail des services
  • Participe au comité de pilotage

Responsable du projet

  • Est responsable du bon achèvement du projet global (qualité et délais) devant le Maître d’Ouvrage
  • Gère les risques
  • Gère la liste des tâches et le planning
  • Met en œuvre les décisions du comité de pilotage
  • Coordonne l’ensemble des chantiers pour assurer la cohérence globale du projet
  • Prépare les comités de pilotage
  • Préside les comités de suivi

Chef de Projet Utilisateur (CPU)

  • pilote les chantiers suivants :
    • expression des besoins,
    • recettes fonctionnelles,
    • formation,
    • soutien aux utilisateurs
  • Coordonne les différentes équipes d’utilisateurs et d’acteurs de ses chantiers
  • Participe aux comités de suivi

Chef de Projet Etude (CPE)

  • Pilote les chantiers suivants :
    • spécifications fonctionnelles,
    • développements des fonctions et des interfaces avec les autres applications,
    • documentation de l’application
  • Coordonne les différents acteurs de ses chantiers
  • Gère la sous-traitance qui réalise pour le compte de la MOE le développement des logiciels
  • Participe aux comités de suivi

Chef de Projet Mise en Production

  • Anime et coordonne l’ensemble des chantiers relatifs à la mise en place des matériels et des couches « hards »
  • Gère la relation avec les équipes d’exploitation
  • Participe aux comités de suivi

Responsable architecture applicative

  • Coordonne la définition de l’architecture applicative
  • Assiste le CPE sur la réalisation et assure le contrôle qualité et le respect des normes pendant les phases d’étude
  • Participe aux comités de suivi dans les phases de conception

Instance de pilotage et de suivi de projet

Le Comité de Pilotage

Le  Comité de pilotage est l’instance décisionnelle. Il :

  • Définit et garantit les orientations stratégiques du projet,
  • Suit l’avancement des travaux et les risques majeurs
  • Affecte les ressources humaines et matérielles nécessaires
  • Valide les budgets et les plannings,
  • Valide les démarrages et les fins de chantier
  • Définit les priorités et effectue les arbitrages
  • Valide les actions proposées par le responsable de projet
  • Demande des audits du projet si besoin
Comité de Pilotage
Périodicité
  • Tous les mois ou à la demande du directeur du projet
Participants
  • Le maître d’ouvrage (ou son délégué)
  • Le maître d’œuvre
  • Le responsable du contrôle de gestion et de la coordination des projets
  • Le responsable du projet
Président
  • Le maître d’ouvrage (ou son délégué)
Ordre du jour
  • Préparé par le responsable du projet
  • Diffusé 5 jours avant le comité de pilotage (J-5) avec les annexes
Rédacteur du compte-rendu
  • Le responsable du projet
Destinataire du compte-rendu
  • Les participants
  • Les membres du comité de suivi
Délai de rédaction du compte-rendu
  • 3 jours ouvrés après le comité de pilotage (J+3)
Délai de formulation des remarques
  • 5 jours ouvrés après la diffusion du compte-rendu

L’ordre du jour type de ce comité est le suivant :

  • Avancement du projet (délais, livraisons, plannings mensuels, budgets),
  • Traitement des alertes prioritaires
  • Validation de fins de chantier et décisions de démarrage
  • Gestion des ressources du projet,
  • Actions de communication.

Le comité de suivi du projet

Le comité de suivi de Projet est l’instance de suivi opérationnel. Il :

  • suit l’avancement du projet (constatation du « Fait » et du « Reste à Faire »)
  • analyse les risques
  • décide des tâches à faire (chantier à mener, réunion à monter…)
  • actualise le planning
  • gère les ressources humaines du projet
  • assure la gestion courante du projet.

ATTENTION : le comité de suivi n’est pas l’instance pour réaliser les tâches (on ne rentre dans le fond du sujet qu’autant qu’il est besoin pour planifier des tâches)

Ses caractéristiques sont :

Comité de suivi d’un Projet
Périodicité
  • hebdomadaire
Participants
  • Le responsable du projet
  • Le chef de projet utilisateur
  • Le chef de projet étude
  • Le chef de projet mise en production
  • Le responsable de l’architecture applicative (pendant les phases de conception)
Animateur
  • Le responsable du projet
Rédacteur du compte-rendu
  • Le responsable du projet (support : compte-rendu d’avancement)
Destinataire du compte-rendu
  • Les participants
  • Les membres du Comité de pilotage
Délai de rédaction du compte-rendu
  • lendemain du comité (J+1)

L’ordre du jour type d’un comité de suivi est le suivant :

  • Récapitulatif des chantiers et des tâches de la semaine (engagés et non terminés, prévus sur la période suivante),
  • Points critiques (description / résolution),
  • Remarques et synthèse des actions majeures à engager, (remarques, points urgents, synthèse des actions).
Modèle d’organisation de projet
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